FatihGÜNDÜZ*
I- GİRİŞ
Maliye İdaresi son yıllarda iletişim teknolojilerini, uygulamalarında yaygın olarak kullanmaya başlamıştır. Gerek kendi iç uygulamalarında (VEDOP Vergi Dairesi Otomasyon Sistemi) gerekse mükelleflerin uygulamalarında (Beyannamelerin internet ortamında verilmesi gibi) iletişim teknolojilerinin kullanımını yaygınlaştırmıştır. Maliye Bakanlığı son yaptığı düzenleme (e-Fatura Sistemi) ile vergisel işlemlerin tamamına yakınının iletişim teknolojileri kullanılarak elektronik ortamda yapılmasını amaçlamıştır. Bu amaçla da e-Fatura uygulamasını bazı mükellefler için uygulamaya başlamıştır. Söz konusu uygulama sadece belirli mükelleflerin istemesi halinde kullanılacak olup, ilerleyen süreçte tüm mükelleflerin bu uygulamaya geçeceği aşikardır. Biz de e-Fatura uygulamasının ayrıntılarını yazımızda açıklamaya çalışacağız.
II- e-FATURA UYGULMASININ DAYANAĞI
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun(1) 5766 sayılı Kanun’un(2) 17. maddesi ile değişen mükerrer 242. maddesinin (2) numaralı fıkrası ile Maliye Bakanlığı; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığı’na veya Maliye Bakanlığı’nın gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulu’nca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır.
Ayrıca söz konusu fıkrada, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığı’nın, elektronik defter, belge ve kayıtlar için diğer defter, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Tüm bu yasal dayanaklardan hareketle 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde(3); faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esasları açıklamıştır.
III- 397 SIRA NO.LU VUK GENEL TEBLİĞİ’NDE YER ALAN TANIMLAR
397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde e-Fatura uygulamasının teknik bir takım uygulamalar içermesi nedeniyle uygulamada kullanılan terimlerin açıklaması aşağıdaki gibi yapılmıştır.
Elektronik Kayıt: Elektronik ortamda tutulan ve elektronik defter ve belgeleri oluşturan, elektronik yöntemlerle erişimi ve işlenmesi mümkün olan en küçük bilgi ögesini,
Elektronik Belge: Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu’na göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik kayıtlar bütününü,
Başkanlık: Gelir İdaresi Başkanlığı’nı,
Elektronik Fatura (e-Fatura): Bu Tebliğ’de yer alan şartlara uygun olan ve elektronik belge biçiminde oluşturulmuş faturayı,
e-Fatura Uygulaması: Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun mesajların, taraflar arasında güvenli bir şekilde aktarılması imkanını sunan uygulamaların genel adını,
e-Fatura Portalı: e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların, internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından geliştirilen portalı,
TÜBİTAK-UEKAE: Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu - Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü’nü,
HSM: (Hardware Security Module-Donanımsal Güvenlik Modülü) İçerisine mali mühür sertifikası yüklenebilen ve birim zamanda akıllı karttan çok daha fazla sayıda işlem yapma kapasitesine sahip aracı
ifade eder.
IV- e-FATURANIN HUKUKİ MAHİYETİ
Söz konusu Tebliğ’de e-Faturanın yeni bir belge türü olmadığı ve Vergi Usul Kanunu’nun 230. ve 232. maddeleri uyarınca düzenlenmesi zorunlu olan fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olduğu belirtilmiştir. Ancak söz konusu Tebliğ’e göre; mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi bu Tebliğ’de yer alan şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebilirler. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın hem de elektronik faturanın bir arada düzenlenmesi mümkün değildir. Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura verilmesi zorunluluğu getirilmiştir.
V- e-FATURA UYGULMASINDAN KİMLER YARARLANABİLİR VE YAPACAKLARI İŞLEMLER
397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği uyarınca Gelir İdaresi Başkanlığı anonim ve limited şirket statüsünü haiz mükelleflerin uygulama kapsamında e-Fatura gönderme ve/veya almasına izin vermiştir. Yani e-Fatura uygulamasından anonim şirket ve limited şirketler yararlanabilirler.
Yine söz konusu Tebliğ’e göre, gerçek kişi olmayanlar ile anonim ve limited şirket statüsünde bulunmayanlardan e-Fatura göndermek ve/veya almak isteyen kurum, kuruluş ve işletmelerin uygulama karşısındaki durumu ve uygulamadan yararlanma prosedürleri, yapacakları yazılı başvuru üzerine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenecektir.
Uygulamadan yararlanmak isteyen anonim ve limited şirketlerin aşağıdaki işlemleri yapmaları gerekmektedir.
1- http://www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)” ile Tebliğ’in 7. bölümünde ifade edilen düzenlemeler çerçevesinde oluşturulan Mali Mühüre ilişkin “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır.
2- Aşağıda yer alan belgeler ile Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunulacaktır.
a) “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)”nin imzalı aslı,
b) “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin imzalı aslı,
c) Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.)
d) Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.
3- Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirecektir.
4- Mali Mühürü kendisine ulaştırılanlar, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu gerçekleştirecektir.
Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından aktive edilen sertifikalar kullanılarak sistem üzerinde tanımlanan kullanıcı hesabı aracılığı ile e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
VI- e-FATURANIN DÜZENLENMESİ VE KULLANIMI
397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde, faturaların elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderilmesinde uyulması gereken format ve standartların, http://www.efatura.gov.tr internet adresinde duyurulduğu belirtilmiştir. Bu Tebliğ’de belirlenen usul ve esaslar ile söz konusu format ve standartlara uygun olarak düzenlenmeyen, düzenlense dahi e-Fatura Uygulaması aracılığı ile gönderilmeyen veya alınmayan herhangi bir elektronik belgenin, Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenlenmiş fatura hükmünde yer almayacağı belirtilmiştir. Söz konusu Tebliğ’de e-Fatura düzenlenmesinde şimdilik iki yöntem belirlenmiştir. Uygulama sürecinde yeni yöntemler uygulanması gerekmesi halinde ayrıca duyurulacağı belirtilmiştir. Şimdilik kullanılan iki yöntem ise “e-Fatura Uygulaması, bünyesinde e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemlerini yapmak üzere her bir kullanıcıya ait kullanıcı hesabı barındıracak olup, bu hesap aracılığı ile kullanılabilecek fonksiyonlar, ilgili hesabın ve kullanıcının niteliğine göre şekillenecektir.
e-Fatura Uygulaması kapsamında fatura oluşturma, gönderme ve alma işlemleri,
i. Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla veya
ii. e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla
gerçekleştirilebilir.” şeklinde açıklanmıştır. Ayrıca Tebliğ’in 5.1.1 bölümünde e-Faturayı kendi bilgi işlem sistemine entegre ederek kullanmak isteyen mükelleflerin yapması gereken işlemler ayrıca açıklanmıştır. Söz konusu mükellefler e-Fatura düzenlenmesine ilişkin standartları kendi bilgi işlem merkezlerinde entegrasyonunun sağlanacağını yazıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazı ile bildireceklerdir. Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde mükellefler tarafından tamamlanmak zorundadır. Entegrasyonun başarı ile tamamlandığına dair Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yazısının mükellefe tebliğ edildiği tarihten itibaren e-Fatura uygulamasına başlayabilir.
Ayrıca ilgili Tebliğ’de daha önceden uygulamaya konulan Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kullanan mükelleflerce yapılacak işlemler de açıklanmıştır. Tebliğ’de söz konusu mükelleflerin elektronik belge olarak fatura düzenleme ve göndermeye ilişkin almış olduğu EFKS izinleri, Başkanlık tarafından aksi duyuruluncaya kadar geçerli sayıldığı ve bu mükelleflerin EFKS kapsamında elektronik belge olarak düzenleyip, müşterilerine elektronik ortamda ilettikleri faturalar da Vergi Usul Kanunu kapsamında geçerli fatura hükmünde olduğu açıklanmıştır. Ancak mükelleflerin Tebliğ’in yayım tarihinden itibaren bir yıl içerisinde e-Fatura sistemine entegre olması zorunluluğu getirilmiştir. Bu süre içerisinde söz konusu entegrasyonu tamamlamayan mükelleflerin EFKS protokollerinin, herhangi bir uyarıya gerek kalmaksızın iptal edilmiş sayılacağı belirtiliştir.
VII- e-FATURA İBRAZ VE MUHAFAZA ZURUNLULUĞU VE CEZAİ MÜEYYİDELER
Vergi Usul Kanunu’nun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.
İlgili Tebliğ’de e-Faturanın ibrazına ilişkin olarak, “e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.” şeklinde açıklama yapılmıştır.
Ayrıca mükelleflerin e-Faturaları kendi bilgi işlem merkezlerinde saklayacakları belirtilmiştir. Söz konusu bilgi işlem merkezinin Türkiye sınırları içinde olması gerekmektedir. Ancak arşivlemenin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunluluğunun, yurt dışında da ikincil bir arşivleme yapılmasına engel olmadığı belirtilmiştir.
İlgili Tebliğ’de yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanunu’nda öngörülen cezaların uygulanacağı belirtilmiştir.
Yine Tebliğ’de ayrıca e-Fatura Uygulamasından yararlanma yetkisi bulunmakla birlikte, bu Tebliğ’de belirtilen usul ve esaslara uymayan ve Başkanlıkça yapılacak uyarıya rağmen durumlarını düzeltmeyen mükelleflerin, e-Fatura gönderme ve/veya alma yetkilerinin Başkanlık tarafından yapılacak değerlendirme üzerine iptal edileceği belirtilmiştir. Yine yetkileri Başkanlıkça iptal edilen mükelleflerin, iptal edilen yetkileri bakımından bir yıl süre ile e-Fatura Uygulamasından yararlanamayacağı belirtilmiştir.
Tebliğ’de e-Fatura sisteminde meydana gelebilecek arızalara karşı da mükelleflerin yeteri kadar kağıt fatura bastırmak zorunda olduğu belirtilmiştir. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükelleflerin bilgi işlem merkezlerini denetleme yetkisine haiz olduğu belirtilmiştir. Bu nedenle mükelleflerin bilgi işlem sistemini/sistemlerini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve diğer unsurların, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen vergi inceleme elemanlarının ve Başkanlıkça görevlendirilecek personelin erişimini ve denetimini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edilemeyeceği belirtilmiştir.
(*) Vergi Denetmeni
(1) 10.01.1961 tarih ve 10703 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.
(2) 06.06.2008 tarih ve 26898 Sayılı (Mükerrer) Resmi Gazetede yayımlanmıştır.
(3) 05.03.2010 Tarih ve 27512 Sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmıştır/